Порядок оформления взимания платежей за грузовые перевозки, дополнительные сборы и услуги с использованием контрольно-кассовой техники
1. При проведении наличных расчетов в АФТО с применением контрольно-кассовой техники (далее - ФР) агентами (далее - кассирами) выполняются следующие операции: открытие смены, регистрация наличных расчетов, возврат наличных денежных средств, закрытие смены.
2. Открытие смены производится кассиром и назначенным приказом начальника АФТО работником (далее - старшим кассиром) в следующем порядке.
Кассир вводит на АРМ ППД системы ЭТРАН свои кодовое имя и пароль. В случае корректного ввода осуществляются автоматическая авторизация кассира и открытие смены на контрольно-кассовой машине (далее - ККМ) в системе ЭТРАН. Кроме того, кассир совместно со старшим кассиром оформляют открытие смены с заполнением граф 1 - 6 и подписями в графах 7, 8 “Журнала кассира-операциониста” формы N КМ-4. Регистрация всех операций осуществляется по местному времени.
3. Регистрация наличных денежных расчетов (регистрация продажи за наличный расчет) с использованием ФР производится в следующем порядке.
При оплате наличными провозных платежей, сборов и плат на основании накладных всех видов и ведомостей форм ГУ-46-ВЦ, ГУ-47к-ВЦ, ГУ-49к-ВЦ кассир в установленном порядке оформляет соответствующий первичный документ на АРМ ППД системы ЭТРАН. При оплате сборов, не включенных в указанные выше документы, кассир производит расчет сбора в установленном порядке в системе ЭТРАН.
После расчета суммы платежей в системе ЭТРАН и передачи с АРМ ППД в ФР необходимой информации для регистрации наличных денежных расчетов ФР осуществляет печать кассового чека по форме, установленной Технологией осуществления наличных денежных расчетов за грузовые перевозки, дополнительные сборы и услуги с использованием контрольно-кассовой техники с фискальным регистратором", утвержденной Главным бухгалтером ОАО “РЖД” (07.12.2006) и Генеральным директором ЦФТО ОАО “РЖД” (30.11.2006).
При получении подтверждения на АРМ ППД о приеме отраслевыми автоматизированными системами информации о регистрации продажи за наличный расчет (а также по первичному документу, если он оформлялся в системе ЭТРАН) регистрация наличных денежных расчетов считается завершенной.
В противном случае кассиром должны быть выполнены следующие действия:
- Регистрация отмены продажи в системе ЭТРАН;
- Внесение изменений в данные первичного документа или в данные для расчета сбора с повторным расчетом сумм платежей в системе ЭТРАН и печатью на ФР нового кассового чека;
- Погашение в установленном порядке кассового чека, по которому была произведена отмена продажи в связи с внесением изменений в данные первичного документа или в данные для расчета сбора (далее - “ошибочно пробитый кассовый чек”). Наклеивание погашенного чека на лист бумаги в дополнение к другим ранее наклеенным за смену неиспользованным и ошибочно пробитым кассовым чекам.
4. Порядок оформления возврата наличных денежных средств зависит от того, когда производится возврат: до закрытия смены или после.
- При возврате наличных денежных средств до закрытия смены кассир:
- Регистрирует отмену продажи в системе ЭТРАН;
- “Гасит” неиспользованный кассовый чек и наклеивает его на лист бумаги в дополнение к другим ранее наклеенным за смену неиспользованным и ошибочно пробитым кассовым чекам;
- Производит возврат плательщику наличных денежных средств, указанных в кассовом чеке.
- Возврат наличных денежных средств после закрытия смены производится на основании заявления плательщика и приложенного к нему кассового чека с составлением уполномоченным работником АФТО расходного кассового ордера и регистрацией отмены продажи в системе ЭТРАН.
- Перед закрытием смены кассир оформляет в системе ЭТРАН и печатает в одном экземпляре на АРМ ППД “Акт о возврате денежных сумм покупателям (клиентам) по неиспользованным кассовым чекам (в том числе по ошибочно пробитым кассовым чекам)” формы N КМ-3. Акт формы N КМ-3 подписывается комиссией в составе, определенном приказом руководителя (или уполномоченного им лица), и утверждается руководителем (или уполномоченным им лицом). К акту формы N КМ-3 прикладываются листы с наклеенными на них перечисленными в акте погашенными кассовыми чеками. Утвержденный акт формы N КМ-3 с приложенными к нему погашенными кассовыми чеками передается старшему кассиру для составления сводного отчета формы N КМ-7.5. Закрытие смены производится в следующем порядке.
Применяется для оформления возврата наличных денежных сумм плательщикам по неиспользованным кассовым чекам, в том числе по ошибочно пробитым кассовым чекам. Унифицированная форма N КМ-3 и указания по ее применению и заполнению утверждены Постановлением Госкомстата России от 25.12.98 N 132. В акте перечисляются номер и сумма по каждому чеку.
- Старший кассир в присутствии кассира получает сменный Z-отчет, после чего в автоматическом режиме ФР печатает сменный X-отчет (контрольную ленту с дубликатами кассовых чеков текущей смены). После окончания печати старший кассир и кассир подписывают Z-отчет и сменный X-отчет с указанием на конце контрольной ленты типа и номера ККМ, показания секционных и контрольных регистров, суммы дневной выручки, даты и времени окончания работы (если эти параметры не пробиты на ленте). После снятия Z-отчета счетчики обнуляются и вся информация переносится из оперативной в фискальную память. Сменный X-отчет прикладывается к отчету формы ФО-7.
- Кассир оформляет в системе ЭТРАН и печатает в одном экземпляре на АРМ ППД и подписывает “Справку-отчет кассира-операциониста” формы N КМ-6. Справку-отчет кассир сдает старшему кассиру либо вместе с выручкой по приходному кассовому ордеру, либо после сдачи выручки непосредственно представителю инкассаторской службы и указания в справке-отчете сведений из квитанции о приеме денежных средств инкассатором банка. В приеме и оприходовании денег по кассе в справке-отчете подписываются старший кассир и руководитель организации (или уполномоченное им лицо).
Применяется для составления отчета кассира-операциониста о показаниях счетчиков контрольно-кассовой машины и выручке за смену. Выручка за смену определяется по показаниям суммирующих денежных счетчиков на начало и конец смены за вычетом суммы денег, возвращенных плательщикам по неиспользованным кассовым чекам. Унифицированная форма N КМ-6 и указания по ее применению и заполнению утверждены Постановлением Госкомстата России от 25.12.98 N 132. Справка-отчет служит основанием для составления сводного отчета “Сведения о показаниях счетчиков контрольно-кассовых машин и выручке организации” формы N КМ-7.
- В журнале формы N КМ-4 по окончании смены кассир делает следующие записи:
- О показаниях денежных счетчиков на конец смены (графа 9) и сумме выручки (графа 10) на основании Z-отчета;
- О сумме выручки, сданной в главную кассу или непосредственно представителю инкассаторской службы (графы 11 - 14), на основании квитанции к приходному ордеру или квитанции о приеме денежных средств;
- О сумме денег, возвращенных плательщикам по неиспользованным кассовым чекам, а также о количестве ошибочно пробитых кассовых чеков (графа 15) на основании акта формы N КМ-3.
- Сделанные в журнале формы N КМ-4 записи подтверждаются подписями кассира и старшего кассира.
- Старший кассир на основании данных справок-отчетов формы N КМ-6 составляет в одном экземпляре сводный отчет “Сведения о показаниях счетчиков контрольно-кассовых машин и выручке организации” формы N КМ-7. Сводный отчет подписывается старшим кассиром и руководителем организации (или уполномоченным им лицом) и хранится в АФТО вместе с актами формы N КМ-3, справками-отчетами кассиров формы N КМ-6, приходными и расходными кассовыми ордерами при книге формы ГУ-58 в течение сроков, установленных для хранения финансовых документов.
5. При применении контрольно-кассовой техники в АФТО, кроме указанных выше, применяются также следующие формы первичной документации:
- N КМ-1 “Акт о переводе показаний суммирующих денежных счетчиков на нули и регистрации контрольных счетчиков контрольно-кассовой машины” при вводе в эксплуатацию новой контрольно-кассовой машины и при инвентаризации в АФТО для оформления перевода показаний суммирующих денежных счетчиков и регистрации контрольных счетчиков (отчета фискальной памяти) до и после их перевода на нули;
- N КМ-2 “Акт о снятии показаний контрольных и суммирующих денежных счетчиков при сдаче (отправке) контрольно-кассовой машины в ремонт и при возвращении ее в организацию” для оформления снятия показаний счетчиков при ремонте контрольно-кассовой машины специалистом центра технического обслуживания контрольно-кассовых машин или при передаче для работы в другую организацию;
- N КМ-8 “Журнал учета вызовов технических специалистов и регистрации выполненных работ” при вызове для устранения неисправности специалиста центра технического обслуживания контрольно-кассовых машин, а также при проведении специалистами указанного центра плановых технических осмотров, проверок и устранении мелких неисправностей;
- N КМ-9 “Акт о проверке наличных денежных средств кассы” для отражения результатов внезапной проверки фактического наличия денежных средств, находящихся в кассе, представителями контролирующей организации.
- Унифицированные формы N КМ-1, КМ-2, КМ-8 и КМ-9 и указания по их применению и заполнению утверждены Постановлением Госкомстата России от 25.12.98 N 132.